Tietosuojaseloste Isännöinti Lampila Oy – Haukipudas

Henkilötietolain (523/1999) 10§ mukainen rekisteriseloste.

Rekisterin nimi

Isännöinti Lampila Oy:n asiakastietorekisteri

Rekisterinpitäjä

Isännöinti Lampila Oy, y-tunnus 0929978-2

Rekisteriasioista vastaava henkilö

Tanja Kauppi, tanja@isannointilampila.fi

Rekisterin käyttötarkoitus

Tarvitsemme osakkaan ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme, muun muassa verkkosivuillamme käytettävissä lomakkeissa. Käytämme tietoja taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa sekä taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä. Näitä palveluja ovat esimerkiksi sähkö- , remontti- ja putkimiesten tarjoamat palvelut, ovenavauspalvelut sekä kiinteistönhuoltopalvelut. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.

Tietolähteet

Henkilötiedot saamme kerättyä pääasiassa taloyhtiöön muuton yhteydessä yhtiön osakkailta ja asukkailta itseltään eri viestintäkanavissamme, kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla. Tietoja saamme myös osakekauppojen yhteydessä kiinteistönvälittäjiltä. Varmistaaksemme tiedon ajantasaisuuden, päivitämme tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterimme sisältää pääasiallisesti taloyhtiöiden sekä asiakkaiden itsensä Tomi Lampila Oy:lle antamia tietoja. Rekisterimme sisältää seuraavia henkilötietoja taloyhtiön osakkaista ja asukkaista: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika tai henkilötunnus, osakkeenomistajan osuus huoneiston osakkeista, osakkeiden saantotapa, posti-, laskutus- ja pankkiyhteystiedot, muut palveluiden edellyttämät asiakkaan antamat tiedot.

Henkilötietojen säilytys

Säilytämme henkilötietoja asiakasrekisterissämme sen ajan, kun asukas asuu taloyhtiössä ja osakas on osakkeenomistajana tai taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan, kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiön virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi, sekä taloyhtiön käyttämille palveluntarjoajille, kuten huoltoyhtiöille tai yritykselle, joka tekee remonttia osakkaan huoneistossa. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä. Tietoja ei luovuteta EU-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Isännöintiyrityksessämme käsiteltävät henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä, ja niitä käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksemme työntekijät suojatuilta työasemiltaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme lukituissa tiloissa, joihin ulkopuolisilla ei ole pääsyä ilman työntekijämme läsnäoloa.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26-28§ mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Päivitetty 16.8.2023